Beschaffung ist so alt wie der Handel selbst. Bereits zwischen 4000 und 3000 v. Chr. dokumentierten Menschen in Mesopotamien Warenlieferungen auf Tontafeln (British Museum, London). Was damals als einfache Aufzeichnung von Bierlieferungen begann, entwickelte sich über Jahrtausende zu einem eigenen Wirtschaftszweig.
Vom Materialverwalter zum Chief Procurement Officer
Die ersten strukturierten Ansätze zur Beschaffung entstanden in der Antike. Bereits um 3000 v. Chr. führten Verwaltungen in Ägypten systematische Beschaffungsaufgaben durch. Der Handel im Mittelalter intensivierte die Aktivitäten weiter. An Handelsschulen wurde für den Einkauf relevantes Wissen vermittelt. Den Durchbruch zur modernen Beschaffung markiert das Jahr 1832. Der englische Mathematiker Charles Babbage schlug in seinem Werk “On the Economy of Machinery and Manufactures” vor, einen “Materials Man” im Bergbau einzusetzen. Dieser sollte für Auswahl, Einkauf und Nachverfolgung aller Güter zuständig sein. Was Babbage beschrieb, würde man heute als Chief Procurement Officer bezeichnen. Die Pennsylvania Railroad gründete 1886 die erste Beschaffungsabteilung der Welt. Das komplexe Eisenbahnsystem in den USA erforderte neue Wege in der Materialwirtschaft. Ab diesem Zeitpunkt entwickelte sich der Einkauf von einer rein operativen Tätigkeit zu einer strategischen Funktion.
Die Professionalisierung im 20. Jahrhundert
Bis in die 1970er-Jahre galt der Einkauf in vielen Unternehmen als Kostenstelle. Einkäufer schrieben Bestellungen und verwalteten Lieferanten. Strategische Überlegungen spielten eine untergeordnete Rolle. Das änderte sich mit der Globalisierung und dem steigenden Wettbewerbsdruck. Unternehmen erkannten: Im Einkauf liegt der Gewinn. Eine Einsparung von einem Euro wirkt sich direkt und zu 100 % auf das Betriebsergebnis aus. Eine Umsatzsteigerung dagegen nur anteilig über die Marge. Diese Erkenntnis führte zur Professionalisierung der Beschaffung. Die erste spezialisierte Einkaufsberatung entstanden in dieser Phase. Sie brachten externes Know-how in Unternehmen, die keine eigenen Experten beschäftigten. Der Fokus verschob sich vom reinen Preisvergleich zur Total Cost of Ownership (TCO). Alle Kosten, die mit Erwerb, Nutzung und Entsorgung verbunden sind, wurden betrachtet.
Methoden und Werkzeuge der strategischen Beschaffung
Die Weiterentwicklung der Beschaffung brachte bewährte Methoden hervor. Die Kraljic-Matrix (benannt nach Peter Kraljic) wurde zum Standard-Werkzeug. Sie teilt Einkaufsgüter anhand von zwei Achsen ein:
- Ergebniseinfluss: Wie viel Geld gibt das Unternehmen aus?
- Versorgungsrisiko: Wie schwer ist das Produkt zu beschaffen?
Daraus ergeben sich vier Strategien: Von der Partnerschaft bei strategischen Produkten bis zur Automatisierung bei Standardwaren. Die Matrix half Einkäufern, Prioritäten zu setzen und Ressourcen sinnvoll einzusetzen. In den 1990er-Jahren kamen weitere Konzepte hinzu. Strategic Sourcing, Lieferantenmanagement und Category Management wurden zu festen Bestandteilen der Beschaffung. Die Lead-Buyer-Modelle organisierten den Einkauf entlang von Warengruppen.
Die digitale Revolution ab 2000
Die Digitalisierung veränderte Einkauf und Beschaffung grundlegend. E-Procurement-Systeme automatisierten Standardprozesse. Katalogbasierte Bestellsysteme reduzierten die Prozesskosten pro Bestellung drastisch. Datenanalyse wurde zum Kernwerkzeug. Spend Analysis zeigt, wofür ein Unternehmen Geld ausgibt. Benchmarks ermitteln marktübliche Konditionen. Was früher Wochen dauerte, erledigen Systeme heute in Minuten. E-Auctions ermöglichen elektronische Ausschreibungen. Mehrere Lieferanten bieten gleichzeitig, der beste Preis gewinnt. Die Transparenz steigt, die Verhandlungsposition des Einkäufers verbessert sich.
Aktuelle Entwicklungen und Trends
Seit 2020 prägen drei Faktoren die Beschaffung:
- Versorgungssicherheit: Die Corona-Pandemie zeigte die Verwundbarkeit globaler Lieferketten. Unternehmen entwickeln Risikomanagement-Strategien. Dual Sourcing (zwei Lieferanten für kritische Teile) wird Standard. Die Nähe zum Lieferanten gewinnt an Bedeutung.
- Nachhaltigkeit: Das europäische Lieferkettengesetz (CSDDD) trat im Juli 2024 in Kraft. Unternehmen müssen Menschenrechte über die gesamte Supply Chain sicherstellen. Beschaffung wird zum zentralen Hebel für nachhaltiges Wirtschaften. Grünes Hosting und energieeffiziente Prozesse gehören dazu.
- Künstliche Intelligenz: KI-Systeme analysieren Einkaufsdaten, erkennen Muster und schlagen Optimierungen vor. Sie prognostizieren Preisentwicklungen und identifizieren Einsparpotenziale. Die Beschaffung entwickelt sich vom Kostenverwalter zum Enabler digitaler Transformation.
Die Professionalisierung durch externe Expertise
Unternehmen stehen vor der Frage: Interne Beschaffungsabteilung aufbauen oder externe Unterstützung holen? Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab. Als Faustregel gilt: Ab einem jährlichen Einkaufsvolumen von 5 bis 10 Millionen Euro rechnet sich professionelle externe Unterstützung schnell. Aber auch kleinere Unternehmen profitieren bei komplexen Themen wie Logistik oder Energie von Spezialisten. Die Investition amortisiert sich durch realisierte Einsparungen meist innerhalb weniger Monate. Eine erste Potenzialanalyse dauert 2 bis 4 Wochen. Ein komplettes Transformationsprojekt benötigt 6 bis 18 Monate.
Zwei Vergütungsmodelle dominieren den Markt:
- Erfolgsabhängig: Das Honorar ist ein Prozentsatz der tatsächlich realisierten Einsparungen (oft über 12 bis 24 Monate). Keine Einsparung bedeutet kein Honorar.
- Tagessatz: Klassische Abrechnung nach Zeitaufwand, üblich bei strategischen Projekten wie Digitalisierung.
Der Unterschied zwischen operativem und strategischem Einkauf
Die Beschaffung teilt sich in zwei Bereiche:
- Operativer Einkauf hält den Betrieb am Laufen. Bestellungen schreiben, Liefertermine überwachen, Rechnungen prüfen. Das Tagesgeschäft frisst Zeit und bindet Ressourcen.
- Strategischer Einkauf macht den Betrieb besser. Lieferantenauswahl, Rahmenverträge, Marktanalysen, Risikomanagement. Hier entstehen die Einsparungen, die direkt auf das Betriebsergebnis wirken.
Viele Unternehmen verlieren sich im operativen Geschäft. Die strategischen Potenziale bleiben ungenutzt. Externe Berater setzen beim strategischen Teil an, um den operativen Bereich zu entlasten.
Die Zukunft der Beschaffung
Einkauf und Beschaffung entwickeln sich kontinuierlich weiter. Soft Skills gewinnen an Bedeutung. Einkäufer benötigen Verhandlungsgeschick, Stakeholder-Management und interkulturelle Kompetenz. Die Ausbildung verbindet technisches Wissen mit E-Learning und praktischem Training. Procurement 4.0 bezeichnet die Integration von KI, Automatisierung und Datenanalyse in Beschaffungsprozesse. Die Rolle des Einkaufs verschiebt sich vom Kostenverwalter zum strategischen Partner der Geschäftsführung. Die Organisation des Einkaufs verändert sich. Viele Unternehmen arbeiten noch mit dem Lead-Buyer-Modell aus den 1990er-Jahren. Die technologischen und methodischen Entwicklungen der letzten 20 Jahre erfordern neue Strukturen. Strategic Sourcing und eProcurement sind keine Trends mehr – sie sind Standard.
Einsparpotenziale realistisch einschätzen
Die Frage nach dem konkreten Nutzen beschäftigt Geschäftsführer und Einkaufsleiter gleichermaßen. Typische Einsparungen liegen bei 10 bis 20 Prozent im indirekten Einkauf und 5 bis 15 Prozent im direkten Einkauf (Handelswaren, Rohstoffe). Der Return on Investment erreicht oft 400 bis 600 Prozent im ersten Jahr. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 80 Millionen Euro Umsatz beschaffte Zeichnungsteile dezentral. Jeder Produktionsleiter bestellte bei seinem Lieferanten. Hohe Preise und Abhängigkeit waren die Folge. Die Lösung: Bedarfsbündelung über drei Werke, Global Sourcing in Osteuropa und Dual Sourcing für kritische Bauteile. Das Ergebnis: 1,2 Millionen Euro Einsparung und deutlich höhere Versorgungssicherheit (synprocure.com, 2025).
Von der Tontafel zur KI
Was vor 6000 Jahren mit Tontafeln in Mesopotamien begann, ist heute ein hochspezialisierter Wirtschaftszweig. Die Beschaffung hat sich von der einfachen Lieferantenvermittlung zum strategischen Unternehmensbereich entwickelt. Die Digitalisierung beschleunigt diese Entwicklung. Wer heute in professionelle Beschaffungsstrukturen investiert, sichert die Wettbewerbsfähigkeit von morgen.
